Процедура заказа продовольственных продуктов

1. Начать следует с проработки собственных требований к продуктам. То есть определиться с нужной спецификацией и подробно описать все параметры (см. рекомендации по формированию запроса). Для формирования оферты производителем по требованиям заказчика следует отправить детальный запрос.

2. На основании заявки покупателя производитель делает коммерческое предложение.

3. Далее между сторонами проводятся переговоры, в ходе которых согласовываются:
- качественные параметры;
- детали поставки, оплаты, сроки;
- особенности поставки и оформления документов;
- особенности платежа.
Например, в ряде случаев плательщиков выступает одна компания, контрактодержателем – вторая, документы оформляются на третью. Это возможно, но оговаривать все нужно заранее.

4. После согласования всех условий заключается контракт, в котором прописываются основные условия поставки, оплаты, сроки, особенности оформления документов и т.п.
Особенности: в контракте указывается юридические данные и банковские реквизиты сторон. Поэтому от заказчика нужны будут следующие уточнения: полные реквизиты компании, на которую будет заключаться контракт (ФИО руководителя, адрес, тел., банковские данные, адрес для отправки оригиналов документов и т.п.).

5. Заключение контракта
Подписание контракта предполагает обмен сканированными / факсовыми копиями подписанных и пропечатанных страниц контракта.
Покупатель направляет продавцу подписанную и скрепленную печатью копию контракта по факсу или в отсканированном виде по e-mail. Продавец в свою очередь подписывает полученную копию контракта, скрепляет печатью и отправляет ее покупателю тем же способом вместе с проформой инвойса.

6. Покупатель отправляет продавцу подписанный и скрепленный печатью оригинал контракта курьерской почтой (DHL, TNT или подобной). Продавец подписывает оригинал контракта, скрепляет печатью и шлет его вместе с оригиналом инвойса покупателю курьерской почтой.

7. Начиная с этого момента покупатель может начинать выполнять условия контракта, т.е. слать предоплату или открывать аккредитив не позднее оговоренного в контракте срока. Обычно 15 дней после получения проформы инвойса по e-mail или по факсу.

8. Дальнейшие действия сторон осуществляются в соответствии с оговоренными условиями и сроками контракта.

9. После получения полной оплаты за груз продавец отправляет оговоренный список оригиналов грузосопроводительных документов на почтовый адрес покупателя курьерской почтой. Получив эти документы, заказчик сможет выполнить таможенную очистку груза.