Процедура заказа оборудования

1. Начать следует с проработки собственных требований к оборудованию. То есть определиться с базовой функциональностью, техническими параметрами и подробно их описать (см. рекомендации по формированию запроса). Для подбора оборудования производителем по требованиям заказчика следует отправить детальный запрос.

2. На основании заявки покупателя производитель делает коммерческое предложение с предоставлением технических данных для наиболее подходящего оборудования под пожелания заказчика.

3. Далее между сторонами проводятся переговоры, в ходе которых согласовываются:
- особенности различных моделей оборудования, их технические и технологические особенности, заказ сменных частей, совместимость оборудования с другими машинами и пр.
- детали поставки, оплаты, сроки;
- особенности поставки и оформления документов;
- особенности платежа.
Например, в ряде случаев плательщиков выступает одна компания, контрактодержателем – вторая, документы оформляются на третью. Это возможно, но оговаривать все нужно заранее.

4. После согласования всех условий заключается контракт, в котором прописываются основные условия поставки, оплаты, сроки, особенности оформления документов и т.п.
Особенности:
- контракт целесообразно оформлять, если объем заказа выше USD5000. Для меньших сумм обычно ограничиваются упрощенной формой инвойса, которая является одновременно и контрактом;
- в инвойсе-контракте указывается юридические данные и банковские реквизиты сторон. Поэтому от заказчика нужны будут полные реквизиты компании, на которую будет заключаться контракт: ФИО руководителя, адрес, тел., банковские данные, адрес для отправки оригиналов документов и т.п.

5. Заключение контракта
Подписание контракта предполагает обмен сканированными / факсовыми копиями подписанных и пропечатанных страниц контракта.
Покупатель направляет продавцу подписанную и скрепленную печатью копию контракта по факсу или в отсканированном виде по e-mail. Продавец в свою очередь подписывает полученную копию контракта, скрепляет печатью и отправляет ее покупателю тем же способом вместе с проформой инвойса.

6. По запросу Покупателя возможна отправка оригинала контракта. В таком случае Покупатель отправляет продавцу подписанный и скрепленный печатью оригинал контракта курьерской почтой (DHL, TNT или подобной). Продавец подписывает оригинал контракта, скрепляет печатью и шлет его вместе с оригиналом инвойса покупателю курьерской почтой. Но следует читывать, что в таком это приведет к некоторым удлинениям сроков поставки.

7. Начиная с этого момента, покупатель может начинать выполнять условия контракта, т.е. слать предоплату не позднее оговоренного в контракте срока. Обычно 15 дней после получения проформы инвойса по e-mail или по факсу.

8. Дальнейшие действия сторон осуществляются в соответствии с оговоренными условиями и сроками контракта.

9. После получения полной оплаты за груз продавец отправляет оговоренный список оригиналов грузосопроводительных документов на почтовый адрес покупателя курьерской почтой. Получив эти документы, заказчик сможет выполнить таможенную очистку.